Conseil stratégique et ingénierie organisationnelle

1 – Conseil:

Les entreprises privées et publiques évoluent dans un environnement complexe et en constante mutation. Dans ce contexte, plusieurs facteurs influencent directement leurs besoins en matière de gestion documentaire et d’archivage :

Digidoc vous conseillera et vous accompagnera dans l’élaboration des solutions répondant à vos besoins.

Etape I : Analyse du système de gestion des archives physiques.

L’analyse de l’existant va donc porter sur :

• La typologie et la volumétrie des archives,
• Les produits métiers utilisés pour la gestion des archives (plan de classement, charte d’archivage et calendrier de conservation),
• Le repérage des documents : système de référence et derepérage utilisé,
• Les modalités de triage et d’élimination : fréquence et critères d e sélection,
• Les modalités de versements des archives : fréquences et procédures de versement et de prêt,
• Propositions et suggestions des utilisateurs pour améliorer le système d’archivage.

Etape 2 : Diagnostic et Analyse, recommandations, la mise à niveau des locaux d’archives.

Cette étape consiste à évaluer :

• Système de détection et d’extinction d’incendie…
• Emplacement : aération, voisinage…
• Plancher : Résistance, revêtement de sol…
• Salles : Surface, distance entre les allés, revêtement des murs…
• Rayonnages : Gain de place maximal, matière, résistance…
• Fenêtres : % des ouvertures vitrées par rapport aux surfaces de façade, nécessité ou pas d’isolant thermique,
• Eclairage : Définir l’éclairage moyen du bâtiment, types de lampes utilisées,
• Les équipements du système de sécurité, les procédures et les contrôles en place, s’assurer de la protection du local d’archives contre les facteurs de détériorations immédiates (Feu, Eau, Vol…).

Etape 3 : Proposition de la solution GED.

• Evaluation des fonctionnalités de la solution CED ,
• Evaluation de la réponse de la solution CED aux standards du marché,
• Lister les fonctionnalités existantes,
• Description de la solution.

2 – Ingénierie :

Digidoc vous garantit les objectifs suivants:

• Gestion et optimisation de vos fonds,
• Valorisation de votre patrimoine stable et documentaire,
• Favoriser le travail collaboratif,
• Vérifier la validité des documents produits,
• Fournir des outils de traçabilité documentaire,
• Diminution des coûts,
• Permettre de retrouver et de réutiliser n’importe quel document,
• Proposer des solutions de plus en plus demandées par les clients,
• Assurer la cohérence et l’intégrité du corpus documentaire dans l’entreprise.